Det här inlägget skulle ha skrivits för länge sedan… Men det har inte blivit av förrän nu.

Malung-Sälens kommun har sedan ett tag tillbaka inlett ett arbete rörande ständiga förbättringar och som ett led i detta har jag skapat ett enkelt verktyg för detta på vår enskilda enhet.

Valet föll på delade mappar i Google Drive – det kanske inte är optimalt, men i väntan på ett bättre verktyg är detta kostnadsfria alternativ det bästa.

Jag har skapat en mapp kallad Ständiga förbättringar i min Drive och delat denna med alla kollegor genom att skicka dem en länk till mappen. Via denna länk har alla gjorts redigeringsbehöriga – de kan lägga till saker, skapa nya dokument och undermappar och ta del av dokument som jag eller någon annan tycker känns relevanta.

I denna mapp finns sedan undermappar, t ex Minnesanteckningar APT. I denna mapp skapas och skrivs dokument för varje APT. Dessa dokument skapas av den som känner sig manad att agera sekreterare. Dessa dokument får visas (inte redigeras) av de som delar den överliggande mappen. I och med att minnesanteckningar skapas och sparas här minskas mejlskörden – vill man kolla anteckningarna från ett tidigare möte går man bara in i mappen och letar rätt på det datum man vill kolla på.

Ett annat exempel på dokument som finns i mappen Ständiga förbättringar är ”Idélistan”. Om en kollega får en snilleblixt skriver hen in den i listan. Cheferna, som är införstådda med listans existens, går in och läser, skriver en kommentar och färgmarkerar. När idén är genomförd skrivs även detta in och färgmarkeras.

Skärmavbild 2014-10-15 kl. 11.28.26

Skärmavbild 2014-10-15 kl. 11.34.42

 

I mappen Ständiga förbättringar skapas också andra mappar vid behov, t ex vid studiedagar. I och med detta behöver inte den ansvariga skicka ut en ny länk till dokument och mappar eftersom kollegorna redan har tillgång till den överliggande mappen (Ständiga förbättringar).